Facility Management: was der Begriff bedeutet – und welcher Teil davon Objektbetreuung ist
Facility Management bedeutet die Bewirtschaftung von Gebäuden mit allem, was zu ihrem Betrieb gehört: Technik, Flächen, Dienste und Kosten. Der Begriff ist bewusst weit gefasst und reicht von der Planung bis zur Verwertung einer Immobilie. Im Alltag einer Wohnanlage oder eines Gewerbeobjekts zeigt sich davon vor allem ein Ausschnitt – der laufende Betrieb vor Ort. Diesen Ausschnitt nennt man Objektbetreuung.
Was Facility Management bedeutet
„Facility" steht im Englischen für eine Einrichtung im weiten Sinn: das Gebäude selbst, seine Anlagen und die Flächen drumherum. Die internationale Begriffsnorm ISO 41011, in Deutschland als DIN EN ISO 41011 übernommen, beschreibt Facility Management sinngemäß als organisatorische Funktion, die Menschen, Ort und Prozesse in der gebauten Umwelt zusammenführt – mit dem Ziel, die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern.
Übersetzt in die Praxis heißt das: Ein Gebäude soll für die Menschen funktionieren, die es nutzen, und zwar dauerhaft und zu vertretbaren Kosten. Zwei Dinge folgen daraus.
- Facility Management denkt in der ganzen Lebensdauer einer Immobilie. Planung, Bau, Nutzung, Umbau und Verwertung gehören dazu. Wer beim Begriff nur an Reinigung und Hausmeister denkt, sieht einen Teil davon.
- Facility Management ist Organisation, keine einzelne Tätigkeit. Wer ein Treppenhaus reinigt, erbringt eine Leistung des Facility Managements. Facility Management selbst ist erst die Frage, ob Reinigung, Wartung, Kontrolle und Abrechnung zueinander passen.
Facility Management und Gebäudemanagement
Im Deutschen werden beide Begriffe oft gleichbedeutend verwendet. Genau genommen ist das Gebäudemanagement der Teil, der die Nutzungsphase betrifft. Die DIN 32736 definiert es als „Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien" und teilt es in drei Bereiche:
- Technisches Gebäudemanagement. Betrieb und Instandhaltung der baulichen und technischen Anlagen – Heizung, Trinkwasser, Aufzug, Elektrik. Im Alltag gehören hierher auch die wiederkehrenden Prüfungen, die an Fristen und an Sachkunde gebunden sind.
- Infrastrukturelles Gebäudemanagement. Die Dienste, die ein Gebäude im Alltag nutzbar halten. Die Norm nennt dazu unter anderem Reinigungs- und Pflegedienste, Gärtnerdienste, Hausmeisterdienste, Winterdienste und Sicherheitsdienste.
- Kaufmännisches Gebäudemanagement. Verträge, Beschaffung, Kostenplanung und Kostenkontrolle, Abrechnung.
Hinzu kommt das Flächenmanagement, also die Frage, welche Fläche wofür genutzt wird. Es zieht sich durch alle drei Bereiche.
Wer im Alltag welchen Teil trägt
Große Facility-Management-Dienstleister bieten alle drei Bereiche aus einer Hand an, vor allem für Bürogebäude und gewerbliche Liegenschaften. In Wohnanlagen und bei Eigentümergemeinschaften ist das die Ausnahme. Dort verteilt sich das Gebäudemanagement fast immer auf mehrere Beteiligte:
- Die Hausverwaltung trägt den kaufmännischen und organisatorischen Teil: Wirtschaftsplan, Abrechnung, Verträge, die Vorbereitung von Beschlüssen. Sie ist in der Regel auch die Stelle, die beauftragt.
- Fachbetriebe tragen den technischen Teil: Heizung, Aufzug, Elektrik, die Trinkwasseruntersuchung durch ein zugelassenes Labor.
- Die Objektbetreuung trägt den infrastrukturellen Teil vor Ort: Reinigung, Grünpflege, Winterdienst, Müllplatz, Kontrollgänge, kleine Reparaturen. Im Alltag heißt diese Rolle oft schlicht Hausmeister; die Betriebskostenverordnung spricht vom Hauswart.
„Objektmanagement" wird im Markt unterschiedlich gebraucht. Bei uns steht der Begriff für genau diesen dritten Teil: die laufende Objektbetreuung vor Ort, mit festem Ansprechpartner und dokumentierten Leistungen.
Wo es in der Praxis hakt: an den Übergängen
Auf dem Papier sind die drei Bereiche sauber getrennt. Im Objekt treffen sie sich ständig, und viele Probleme im laufenden Betrieb entstehen genau an diesen Übergängen. Drei Beispiele aus der Betreuung:
Die Leuchte im Kellergang. Ist nur das Leuchtmittel defekt, wird es beim nächsten Gang getauscht – eine Kleinreparatur. Fällt dagegen ein ganzer Stromkreis aus, ist das ein Fall für den Elektrofachbetrieb, und die Verwaltung muss den Auftrag freigeben. Entscheidend ist nicht, wer das Leuchtmittel tauscht, sondern wer festlegt, ab wann es kein Fall für ein Leuchtmittel mehr ist.
Die feuchte Stelle im Technikraum. Beim Kontrollgang fällt sie auf, beurteilen lässt sie sich dort nicht. Ob eine Leitung undicht ist oder Kondenswasser abtropft, klärt der Fachbetrieb. Die Leistung der Objektbetreuung besteht darin, dass die Stelle mit Foto, Ort und Datum gemeldet wird – und dass beim nächsten Gang nachgesehen wird, ob sie sich verändert hat.
Das Laub auf der Eingangstreppe. Die Grünpflege holt das Laub aus den Beeten, die Reinigung kümmert sich um das Treppenhaus, der Winterdienst ist erst bei Schnee und Glätte gefragt. Die nasse Laubschicht auf den Außenstufen gehört zu keinem der drei Aufträge, ist aber eine Rutschgefahr und damit eine Frage der Verkehrssicherung. Solche Flächen fallen zwischen zwei Vereinbarungen hindurch, solange sie im Leistungsverzeichnis nicht einzeln benannt sind.
Der eigentliche Nutzen des Facility-Management-Gedankens liegt deshalb nicht in einer zusätzlichen Leistung. Er liegt darin, dass jede Aufgabe genau eine Zuständigkeit hat und dass die Übergabe zwischen den Bereichen geregelt ist: Wer meldet, wer entscheidet, wer führt aus – und wo wird festgehalten, dass es geschehen ist.
Was wir übernehmen – und was nicht
Deutlich gesagt: Wir sind keine Hausverwaltung und kein Anbieter für den Betrieb technischer Anlagen. Abrechnungen, Wirtschaftspläne und die Verträge der Eigentümer bleiben bei der Verwaltung; Wartung und Prüfung technischer Anlagen liegen bei den dafür zuständigen Fachbetrieben.
Was wir für betreute Objekte übernehmen, ist der infrastrukturelle Teil vor Ort:
- Treppenhaus- und Unterhaltsreinigung, Grünpflege, Winterdienst und Mülltonnenservice
- Kontrollgänge mit schriftlichem Befund
- einfache Kleinreparaturen nach Freigabe
- die Koordination von Fachbetrieben nach Abstimmung mit der Verwaltung
- die digitale Dokumentation mit Foto und Zeitstempel
Für Hausverwaltungen heißt das: Der kaufmännische Teil bleibt bei ihnen, der Alltag am Objekt hat einen festen Ansprechpartner – und die Übergänge, an denen sonst Aufgaben liegen bleiben, sind vorher geklärt.
Häufige Fragen
Was bedeutet Facility Management auf Deutsch?
Wörtlich etwa „Management der Einrichtungen". Gemeint ist die Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Flächen über ihre gesamte Lebensdauer. Im Deutschen wird oft „Gebäudemanagement" gleichbedeutend verwendet; genau genommen bezeichnet das den Teil, der die Nutzungsphase betrifft.
Was ist der Unterschied zwischen Facility Management und Hausverwaltung?
Die Hausverwaltung übernimmt bei Wohnimmobilien vor allem den kaufmännischen und organisatorischen Teil: Wirtschaftsplan, Abrechnung, Verträge. Facility Management ist der Oberbegriff, der zusätzlich den technischen Betrieb und die Dienste vor Ort umfasst. In der Praxis teilen sich meist mehrere Beteiligte diese Aufgaben.
Was gehört zum infrastrukturellen Facility Management?
Die Dienste, die ein Gebäude im Alltag nutzbar halten. Die DIN 32736 nennt dazu unter anderem Reinigungs- und Pflegedienste, Gärtnerdienste, Hausmeisterdienste, Winterdienste und Sicherheitsdienste. In einer Wohnanlage ist das der Teil, den die Bewohner am unmittelbarsten bemerken.
Ist ein Hausmeisterservice Facility Management?
Er ist ein Teil davon: Hausmeisterdienste zählen zum infrastrukturellen Gebäudemanagement. Zum Facility Management im eigentlichen Sinn wird daraus erst etwas, wenn dieser Teil mit Technik und Verwaltung abgestimmt ist – wenn also feststeht, wer meldet, wer entscheidet und wer ausführt.
Nächster Schritt
Welche Aufgaben in Ihrem Objekt zwischen zwei Zuständigkeiten liegen, sehen wir bei einer kostenlosen Objektbesichtigung – Termin vereinbaren.